सूचना लेखन – Criteria MCQs Quiz | Class 9

सूचना लेखन: विस्तृत जानकारी और मानदंड

सूचना लेखन (Notice Writing) रचनात्मक लेखन का एक महत्वपूर्ण अंग है, जिसका उपयोग किसी विशिष्ट जानकारी को एक बड़े समूह तक पहुँचाने के लिए किया जाता है। यह स्कूल, कॉलेज, कार्यालय या किसी सार्वजनिक संगठन द्वारा जारी की जा सकती है। एक प्रभावी सूचना संक्षिप्त, स्पष्ट और सटीक होनी चाहिए।

सूचना लेखन के प्रमुख मानदंड:

1. 1. औपचारिक शैली (Formal Style)

   सूचना की भाषा हमेशा औपचारिक होनी चाहिए। इसमें व्यक्तिगत भावनाओं, अनौपचारिक भाषा या बोलचाल के शब्दों का प्रयोग नहीं करना चाहिए। इसका उद्देश्य केवल तथ्यपरक जानकारी प्रदान करना होता है।

   • क्यों महत्वपूर्ण: औपचारिकता सूचना की विश्वसनीयता और गंभीरता को बढ़ाती है।
   • उदाहरण: ‘सभी छात्रों को सूचित किया जाता है…’ या ‘संबंधित कर्मचारियों को सूचित किया जाता है कि…’

2. 2. सरल एवं बोधगम्य भाषा (Simple and Understandable Language)

   सूचना की भाषा इतनी सरल होनी चाहिए कि वह सभी लक्षित पाठकों को आसानी से समझ आ सके। क्लिष्ट (कठिन) शब्दों, जटिल वाक्यों या व्याकरणिक त्रुटियों से बचना चाहिए।

   • क्यों महत्वपूर्ण: यदि भाषा स्पष्ट नहीं होगी, तो पाठक संदेश को गलत समझ सकते हैं या महत्वपूर्ण जानकारी छूट सकती है।
   • उदाहरण: छोटे, सीधे वाक्य और सामान्य शब्दावली का प्रयोग करें।

3. 3. विषय की स्पष्टता (Clarity of Subject)

   सूचना का विषय या उद्देश्य स्पष्ट रूप से व्यक्त होना चाहिए। पाठक को पहली नजर में ही समझ आ जाना चाहिए कि सूचना किस बारे में है। विषय-वस्तु में कोई अस्पष्टता या भ्रम नहीं होना चाहिए।

   • क्यों महत्वपूर्ण: स्पष्ट विषय पाठक का ध्यान आकर्षित करता है और उन्हें पूरी सूचना पढ़ने के लिए प्रेरित करता है।
   • उदाहरण: ‘वार्षिक खेल दिवस के आयोजन हेतु सूचना’, ‘सांस्कृतिक कार्यक्रम में भागीदारी के लिए’

4. 4. संपूर्ण जानकारी (Complete Information)

   एक प्रभावी सूचना में ‘क्या (What)’, ‘कब (When)’, ‘कहाँ (Where)’, ‘कैसे (How)’, ‘कौन (Who)’ और ‘क्यों (Why)’ इन सभी प्रश्नों का उत्तर होना चाहिए (5W+1H)। अधूरी जानकारी पाठकों को भ्रमित कर सकती है।

   • क्या: घटना या जानकारी क्या है?
   • कब: घटना किस तारीख और समय पर होगी?
   • कहाँ: घटना का स्थान क्या है?
   • कैसे: यदि आवश्यक हो, तो प्रक्रिया या भागीदारी कैसे होगी?
   • कौन: किन लोगों को संबोधित किया गया है/कौन भाग ले सकता है?
   • क्यों: घटना का उद्देश्य क्या है?
   • क्यों महत्वपूर्ण: संपूर्ण जानकारी पाठकों को आवश्यक कार्रवाई करने में मदद करती है।

5. 5. शिष्टाचार (Courtesy)

   सूचना में हमेशा विनम्र और सम्मानजनक भाषा का प्रयोग करना चाहिए। यह आदेशात्मक या कठोर नहीं होनी चाहिए। उचित संबोधन और समापन वाक्यांशों का प्रयोग करें।

   • क्यों महत्वपूर्ण: शिष्टाचार एक सकारात्मक छवि बनाता है और पाठकों के साथ सम्मानजनक संवाद स्थापित करता है।
   • उदाहरण: ‘आपसे अनुरोध है’, ‘अधिक जानकारी के लिए संपर्क करें’ आदि।

सूचना लेखन में ध्यान रखने योग्य बातें:

• शीर्षक हमेशा आकर्षक और संक्षिप्त हो।
• जारी करने वाले संस्था का नाम सबसे ऊपर लिखें।
• दिनांक बाईं ओर लिखें।
• सूचना को एक बॉक्स (ढाँचे) में लिखना सर्वोत्तम माना जाता है।
• शब्द सीमा का ध्यान रखें (आमतौर पर 50 शब्द)।

त्वरित पुनरीक्षण

अभ्यास प्रश्न (स्वयं हल करें)

1. आप अपने विद्यालय के सांस्कृतिक क्लब के सचिव हैं। छात्रों को आगामी अंतर-विद्यालयीन वाद-विवाद प्रतियोगिता में भाग लेने के लिए एक सूचना तैयार करें। इसमें कौन सी महत्वपूर्ण जानकारी शामिल करेंगे?
2. ‘ब्लड डोनेशन कैंप’ के आयोजन हेतु एक सूचना लिखनी है। इसकी भाषा कैसी होनी चाहिए और किन बिंदुओं पर विशेष जोर देंगे?
3. एक सूचना में ‘दिनांक’ और ‘जारीकर्ता का नाम’ कहाँ लिखा जाता है? इसका क्या महत्व है?
4. यदि एक सूचना में आवश्यक जानकारी अधूरी हो, तो इसका पाठक पर क्या प्रभाव पड़ेगा? उदाहरण सहित समझाएँ।
5. सूचना लेखन में शब्द सीमा का पालन क्यों महत्वपूर्ण है?