Commercial Correspondence MCQs Quiz | Class 9
ഈ ക്വിസ് ഒമ്പതാം ക്ലാസ്സിലെ മലയാളം (012) വിഷയത്തിലെ ‘ക്രിയാത്മക രചന’ യൂണിറ്റിൽ നിന്നുള്ള ‘വാണിജ്യപരമായ കത്തിടപാടുകൾ’ എന്ന വിഷയത്തെ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ളതാണ്. വ്യാപാര കത്തുകൾ, ഓർഡറുകൾ, അന്വേഷണങ്ങൾ, പരാതികൾ, മറുപടികൾ എന്നിവ ഉൾപ്പെടെയുള്ള വാണിജ്യപരമായ കത്തിടപാടുകളെക്കുറിച്ചാണ് ഈ ക്വിസ് ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കുന്നത്. നിങ്ങളുടെ ഉത്തരങ്ങൾ സമർപ്പിക്കുക, തുടർന്ന് നിങ്ങളുടെ സ്കോർ കാണുകയും ശരിയായ ഉത്തരങ്ങളടങ്ങിയ PDF ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യുകയും ചെയ്യാം.
വാണിജ്യപരമായ കത്തിടപാടുകൾ: ഒരു പഠനം
വാണിജ്യപരമായ കത്തിടപാടുകൾ എന്നത് വ്യാപാര സംബന്ധമായ ആവശ്യങ്ങൾക്കായി എഴുതുന്ന കത്തുകളെയാണ് സൂചിപ്പിക്കുന്നത്. സ്ഥാപനങ്ങൾ തമ്മിലോ സ്ഥാപനവും വ്യക്തികളും തമ്മിലോ ഉള്ള ആശയവിനിമയത്തിന് ഇത് അത്യാവശ്യമാണ്. വ്യക്തവും കൃത്യവും മര്യാദയുള്ളതുമായ കത്തിടപാടുകൾ ഒരു സ്ഥാപനത്തിന്റെ വിശ്വാസ്യതയും പ്രൊഫഷണലിസവും വർദ്ധിപ്പിക്കുന്നു.
പ്രധാന തത്വങ്ങൾ
- വ്യക്തത: ആശയങ്ങൾ വ്യക്തവും ലളിതവുമാകണം. തെറ്റിദ്ധാരണകൾ ഒഴിവാക്കാൻ ഇത് സഹായിക്കും.
- കൃത്യത: വിവരങ്ങളും തീയതികളും കണക്കുകളും കൃത്യമായിരിക്കണം.
- സംക്ഷിപ്തത: ആവശ്യമുള്ള വിവരങ്ങൾ മാത്രം ഉൾപ്പെടുത്തുക. അനാവശ്യമായ കാര്യങ്ങൾ ഒഴിവാക്കുക.
- മര്യാദ: എല്ലായ്പ്പോഴും ആദരവോടെയും മര്യാദയോടെയും പെരുമാറുക. നെഗറ്റീവ് സാഹചര്യങ്ങളിൽ പോലും പ്രൊഫഷണലിസം നിലനിർത്തുക.
- പൂർണ്ണത: ഉത്തരം ലഭിക്കേണ്ട എല്ലാ ചോദ്യങ്ങൾക്കും ആവശ്യമായ എല്ലാ വിവരങ്ങളും കത്തിൽ ഉൾപ്പെടുത്തുക.
വാണിജ്യ കത്തുകളുടെ പ്രധാന ഇനങ്ങൾ
വിവിധ ആവശ്യങ്ങൾക്കായി പലതരം വാണിജ്യ കത്തുകൾ ഉപയോഗിക്കുന്നു. അവയിൽ ചിലത് താഴെ നൽകുന്നു:
| കത്തിന്റെ തരം | ലക്ഷ്യം | ഉൾക്കൊള്ളുന്ന വിവരങ്ങൾ |
|---|---|---|
| അന്വേഷണ കത്ത് (Enquiry Letter) | ഒരു ഉൽപ്പന്നത്തെക്കുറിച്ചോ സേവനത്തെക്കുറിച്ചോ വിവരങ്ങൾ ശേഖരിക്കുക. | വിവരങ്ങൾ ആവശ്യപ്പെടുന്ന ഉൽപ്പന്നം/സേവനം, അളവ്, വില, ലഭ്യത, ഡെലിവറി സമയം, പേയ്മെന്റ് നിബന്ധനകൾ. |
| ഓർഡർ കത്ത് (Order Letter) | ഉൽപ്പന്നങ്ങളോ സേവനങ്ങളോ ഓർഡർ ചെയ്യുക. | ഓർഡർ ചെയ്യുന്ന ഇനങ്ങളുടെ ലിസ്റ്റ്, അളവ്, മോഡൽ നമ്പർ, വില, ഡെലിവറി വിലാസം, പേയ്മെന്റ് രീതി. |
| പരാതി കത്ത് (Complaint Letter) | ഒരു ഉൽപ്പന്നത്തിലെ അല്ലെങ്കിൽ സേവനത്തിലെ പ്രശ്നം അറിയിക്കുക. | പ്രശ്നത്തിന്റെ തീയതിയും സമയവും, ബിൽ നമ്പർ, ഉൽപ്പന്നത്തിന്റെ വിവരങ്ങൾ, പ്രശ്നത്തിന്റെ വ്യക്തമായ വിവരണം, ആവശ്യപ്പെടുന്ന പരിഹാരം. |
| മറുപടി കത്ത് (Reply Letter) | അന്വേഷണങ്ങൾക്കോ ഓർഡറുകൾക്കോ പരാതികൾക്കോ മറുപടി നൽകുക. | ആവശ്യപ്പെട്ട വിവരങ്ങൾ, ഓർഡർ സ്ഥിരീകരണം, പരാതിക്കുള്ള പ്രതികരണം, സാധ്യമെങ്കിൽ പരിഹാരം. |
ഒരു വാണിജ്യ കത്തിന്റെ ഘടന
മിക്ക വാണിജ്യ കത്തുകൾക്കും ഒരു പൊതുവായ ഘടനയുണ്ട്:
- അയക്കുന്നയാളുടെ വിലാസം: കത്ത് അയക്കുന്ന സ്ഥാപനത്തിന്റെ പേരും വിലാസവും.
- തീയതി: കത്ത് എഴുതിയ തീയതി.
- സ്വീകരിക്കുന്നയാളുടെ വിലാസം: കത്ത് അയക്കുന്ന സ്ഥാപനത്തിന്റെ പേരും വിലാസവും.
- അഭിസംബോധന (Salutation): ബഹുമാനപ്പെട്ട സർ/മാഡം, പ്രിയപ്പെട്ട [പേര്] എന്നിങ്ങനെ.
- വിഷയം (Subject Line): കത്തിന്റെ ഉള്ളടക്കം സംക്ഷിപ്തമായി സൂചിപ്പിക്കുന്നു. (ഉദാ: “ഓർഡർ നമ്പർ 123 സ്ഥിരീകരിക്കുന്നത്”)
- ആമുഖം: കത്ത് എഴുതാനുള്ള കാരണം വ്യക്തമാക്കുന്നു.
- പ്രധാന ഭാഗം: കത്തിന്റെ പ്രധാന വിവരങ്ങളും വിശദാംശങ്ങളും ഉൾക്കൊള്ളുന്നു.
- ഉപസംഹാരം: കത്തിന്റെ ലക്ഷ്യം വീണ്ടും ഊന്നിപ്പറയുന്നു അല്ലെങ്കിൽ ഒരു നടപടി ആവശ്യപ്പെടുന്നു.
- അഭിവാദ്യം (Complimentary Close): വിശ്വസ്തതയോടെ, സ്നേഹപൂർവ്വം എന്നിങ്ങനെ.
- ഒപ്പ്: അയക്കുന്നയാളുടെ ഒപ്പും പേരും പദവിയും.
വേഗത്തിലുള്ള പുനരവലോകനം
- വാണിജ്യ കത്തുകൾ ബിസിനസ് ആശയവിനിമയത്തിന് അത്യന്താപേക്ഷിതമാണ്.
- വ്യക്തത, കൃത്യത, സംക്ഷിപ്തത എന്നിവ കത്തുകളുടെ പ്രധാന ഗുണങ്ങളാണ്.
- അന്വേഷണ കത്തുകൾ, ഓർഡർ കത്തുകൾ, പരാതി കത്തുകൾ, മറുപടി കത്തുകൾ എന്നിവയാണ് പ്രധാനതരം കത്തുകൾ.
- ഒരു കത്തിന് വ്യക്തമായ ഘടന ഉണ്ടായിരിക്കണം.
അധിക പരിശീലന ചോദ്യങ്ങൾ
1. ഒരു ഓർഡർ കത്തിൽ നിർബന്ധമായും ഉൾപ്പെടുത്തേണ്ട ഒരു വിവരമല്ലാത്തത് ഏതാണ്?
- ഓർഡർ ചെയ്യുന്ന ഇനങ്ങളുടെ ലിസ്റ്റ്
- ഡെലിവറി വിലാസം
- സ്ഥാപനത്തിന്റെ വാർഷിക ലാഭം
- പേയ്മെന്റ് രീതി
2. ഒരു അന്വേഷണ കത്തിന്റെ ലക്ഷ്യം എന്താണ്?
- ഒരു ഉൽപ്പന്നത്തിന് ഓർഡർ നൽകുക
- ഒരു പ്രശ്നം റിപ്പോർട്ട് ചെയ്യുക
- ഒരു ഉൽപ്പന്നത്തെക്കുറിച്ചോ സേവനത്തെക്കുറിച്ചോ വിവരങ്ങൾ നേടുക
- കടം തിരികെ ആവശ്യപ്പെടുക
3. ഒരു പരാതി കത്തിൽ എന്താണ് വ്യക്തമായി രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടത്?
- കത്ത് അയക്കുന്ന ആളുടെ ജാതകം
- പ്രശ്നത്തിന്റെ തീയതിയും വിശദീകരണവും
- സ്ഥാപനത്തിന്റെ പഴയ ചരിത്രം
- നൽകിയ സമ്മാനങ്ങളെക്കുറിച്ചുള്ള വിവരങ്ങൾ
4. വ്യാപാര കത്തുകൾ എഴുതുമ്പോൾ ശ്രദ്ധിക്കേണ്ട ഒരു പ്രധാന ശൈലി എന്ത്?
- വളച്ചുകെട്ടിയുള്ള സംസാരം
- വളരെ ദൈർഘ്യമുള്ള വാക്യങ്ങൾ
- വ്യക്തവും ലളിതവുമായ ഭാഷ
- അനാവശ്യമായ ആലങ്കാരിക പ്രയോഗങ്ങൾ
5. മറുപടി കത്ത് എന്തിനാണ് ഉപയോഗിക്കുന്നത്?
- പുതിയ ഓർഡറുകൾ നൽകാൻ
- പരാതികൾ ഉന്നയിക്കാൻ
- ലഭിച്ച കത്തുകൾക്ക് മറുപടി നൽകാൻ
- പരസ്യങ്ങൾ പ്രചരിപ്പിക്കാൻ
